誤送信メール送付の原因と対策について

11月末に発生した誤配信メールについての原因の調査と対策が終了しましたので、会員の皆様にご報告申し上げます。
いろいろと調べることがあったことと年末年始を挟んでしまったためにご報告にお時間を要してしまったことをまずお詫び申し上げます。

原因について
誤配信メールがなぜ起きたかという原因については、直後の発表以降に新たな情報は得られませんでした。
よって調査チームの結論は、

①今回のメールは、事務所が今までと同じように「BCCを用いた同報メール」という方法で配信しました。

②その方法は本学会のみならず、ここ数年請け負っている他学会においてもここ数年同様の配信方法で行ってきましたが、過去には一度も起きたことがないエラーが起こってしまいました。会員をグループに分けて送信したが、１つのグループのみが そのような誤送信になってしまい、もう１つのグループはいつも通り問題なく送ることができておりました。事務局長が事務局のメール送信箱を拝見したこと合わせて担当事務局員による人為的なミスではないと考えられました。

③各方面からの情報をもとにして、今回のことは、「利用しているサーバーにおいて」、「Outlookのメールソフトを使って」、「一度に大人数に対してBCCを用いた同報メールで」、「写真の添付があって」送られたことなど、複数の要因が絡み合って起きてしまったことであろう、と考えられました。

被害状況
なおメールアドレスが流出したことに関して実質的な被害が起きたという報告は、今現在まで事務局には寄せられておりません。

対策について
そこで今後の対策としては、新たな方法でメールを送る方法に乗り換えるということになります。
上記の今回のことは、「利用しているサーバーにおいて」、「Outlookのメールソフトを使って」、「一度に大人数に対してBCCを用いた同報メールで」、「写真の添付があって」送られたことなど、複数の要因のうち、「利用しているサーバーにおいて」を変えることは大掛かりになってしまうこと、「写真の添付があって」送ることを今後全く行わないということは言い切れないことから、「Outlookのメールソフトを使って」、「一度に大人数に対してBCCを用いた同報メールで」、というところを変える必要があると思われました。
よって「一度に大人数に対してBCCを用いた同報メールで」というところを変えるために、また、書類や情報が誤って流出しないために、「メールを送信するためだけに用いるPCを用意し、一度に大人数に対して送信するメールソフトを利用する」ことにいたしました。

この度は、会員の皆様に多大なご心配をおかけしてしまったことを深くお詫び申し上げます。