誤送信メール送付のお詫びとお願い

11月27日の正午前後に事務局より会員の皆様あてに送付させていただいた、第40回日本社会精神医学会演題募集に関連して、本文内にメールアドレスが大量に記載されたメール（以下、「当該メール」）を複数回受信された会員がいらっしゃることが判明致しました。
会員の皆様に多大なご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。
学会事務局では同日にご連絡いただいた時点で速やかに原因の究明をはじめております。一定の状況把握ができてから発表させていただくために、本日のお知らせとなったことをお詫びいたします。今後も新たな状況が判明し次第随時発表させていただきますとともに、必要な対策を講じてまいります。

12月2日9時現在で判明していることは以下の通りです。
• 当該メールの表題は、「演題募集締切りまで4日！一般演題登録【第40回日本社会精神医学会】」であること。
• 当該メールを受信された会員は現時点で約200名と推察され、当該メールの受信は最大で3回であったこと。
• 当該メールに記載されていたメールアドレスは、当該メールを受信された約200名の会員の皆様のアドレスであると推察されること。
• 当該メールに記載された内容は、メールアドレスを羅列したものもしくはメールアドレスが文字化けしたもののみであり、会員氏名や所属などの情報とのリンクはできない状態であったこと。
• 送信箱に残されたメール及び担当者から聞き取りを行なった限りにおいては、メールを送信した事務局員の作業手順は、通常のメール送信手順と同じであったこと。
• 事務局は他に複数の医学系学会事務局を担当しているが、過去にメールの送受信に係るトラブルや個人情報の漏洩等の問題は生じていないこと。

現時点までに得られた情報からは、コンピュータ・ウイルスなどによる誤送信の可能性は低いものと考えております。またこの事象に関連してパスワード流出等による被害の発生は確認されておりません。したがいまして、現時点では、会員個人と学会事務局とのメールの送受信には特段の問題はないものと判断しております。

学会事務局では、再発防止のため引き続き状況把握と原因究明を進めております。当該メールを受信された会員の皆様におかれましては、当該メールを速やかに破棄していただきますとともに、学会事務局（office@jssp.info）までに当該メールを受信された旨をお知らせいただければ幸甚です。お手数をおかけして大変恐縮ではございますが、ご協力いただきますよう、どうぞよろしくお願いいたします。